商业秘密行政调查回应：如何分栏整理信息比对、获取条件与合法获得或使用材料？

先分清三个判断面，再向各团队收材料

《商业秘密保护规定》第二十条要求涉嫌侵权人、利害关系人及其他有关单位、个人如实提供有关资料或者情况。该条同时规定：有证据证明涉嫌侵权人所使用的信息与权利人主张的商业秘密实质相同，且涉嫌侵权人有获取商业秘密的条件时，市场监督管理部门可以作出相应认定；有证据证明所使用的信息是合法获得或者使用的除外。

对企业内部协作而言，这一条不能被压缩成“信息很像”或者“有关人员接触过”这样的单句判断。更可复核的做法，是把回应材料沿三个判断面分别归集：信息是否实质相同所需的比对事实、是否存在获取条件所需的路径事实，以及合法获得或者使用所需的反向事实。三类材料回答的问题不同，不能互相替代。

需要特别注意，分栏只是一种记录与核对方法。表格填满并不表示某项法律事实已经成立；出现空栏也不能直接推出相反结论。尚未取得、版本不明或者各团队说法不一致的内容，应如实标为“待核”。

第一栏：把两端信息固定下来，不用“相似”代替比对

信息比对栏应当同时记录两端对象：一端是权利人主张的具体信息，另一端是被调查主体实际使用的具体信息。每一端都要尽量对应到明确的文件、数据、代码、图纸或其他载体，并写清版本、形成或取得时间、来源以及当前保管位置。

这一栏首先解决“比较什么”的问题，而不是直接写“实质相同”或“不相同”的结论。若只能确认名称相近、功能接近或者结果相似，应把这些作为现有材料能够说明的范围，同时保留具体内容边界和版本差异等待核事项。一般性的“相似”描述，不能替代第二十条所指向的实质相同问题。

事实持有人通常不止一个。技术或业务团队可以说明文件内容、版本和形成过程；IT 团队可以确认现有载体、存储位置及版本记录。谁实际形成、使用或保管相关信息，就由谁对相应事实负责说明。法务汇总时不应把某一团队的概括改写成超出其掌握范围的结论。

第二栏：还原具体获取路径，不把身份关系写成获取条件

获取条件栏要围绕权限、接触和流转路径记录事实。例如，现有权限记录能够说明谁在什么时间可以访问哪些载体；业务交接或协作记录能够说明信息曾通过什么路径流转；HR 掌握的人员任职、调动或离职记录，则只能说明相应的人事事实。

这类材料需要彼此对时。权限开通时间、文件版本时间、协作时间与实际使用时间如果无法对应，应把差异列出并交回事实持有人核对。只有“曾经共事”“已经离职”或者“目前存在竞争关系”等概括，不能替代对具体权限、接触机会或获取路径的查明。

因此，HR、IT、业务和技术团队应分别确认自己掌握的事实，不宜由某一团队代替其他团队推断。法务的任务是保留材料之间能够互相印证或仍有冲突的地方，而不是为了形成整齐口径而删除差异。

第三栏：逐项核对合法获得或者使用的现有证据

合法获得或者使用栏应当从企业实际已有的材料出发，分别核对信息来源与使用依据。可能需要归集的材料包括来源记录、授权文件、合同及其附件、公开渠道留存材料、独立形成过程中的现有记录等。每份材料仍需标注对象、版本、时间、来源和事实持有人。

合同或授权材料不能只登记文件名称，还要核对其指向的信息范围、授权主体、授权时间和允许的使用方式是否能够与被使用信息对应。公开渠道材料应保留具体出处和取得时间。主张独立形成时，则应按现有研发、业务或版本记录呈现形成过程；没有记录支撑的环节，应继续标为待核。

归集这些材料不等于企业已经证明合法获得或者使用，也不等于排除了其他问题。其作用是把可以核验的来源、授权和形成事实交给相应事实持有人确认，避免把“有合同”“网上可见”或者“自行完成”等一句话直接写成法律结论。

用一张主表连接材料、事实持有人和待核问题

企业可以建立一张以三栏为主轴的材料表，并为每条记录设置统一字段：具体事实问题、材料名称及位置、对应版本、时间、来源、权限或授权事实、事实持有人、当前核对状态和待核问题。

材料栏	需要记录的核心事实	主要事实持有人	不能直接推出的结论
信息比对	两端信息的范围、载体、版本、时间和来源	技术、业务及实际保管材料的人员	不能因名称、功能或结果相似就写成实质相同
获取条件	具体权限、接触事实、流转路径及相应时间	IT、HR、业务及实际管理权限或协作记录的人员	不能因接触、离职或竞争关系就认定具备获取条件
合法获得或使用	来源、授权、合同、公开渠道或独立形成的现有记录	合同、业务、技术及实际形成或取得材料的人员	不能因单份合同、公开材料或内部说明就认定合法获得或使用

归集时可先锁定两端信息的具体版本，再由各事实持有人填写自己能够确认的记录；随后检查三栏之间的时间是否对应、材料是否指向同一对象，以及授权范围或权限范围是否仍有缺口。对于材料缺失、版本冲突或者无法确认的问题，保留责任人和待核状态，避免在提交前用推测补齐。

江苏鑫律联律师事务所建议，企业最终复核的重点不是把三栏写成同一个结论，而是确认每一项陈述都能回到具体材料和具体事实持有人。这样形成的记录，能够支持企业在行政调查协作中如实说明现有情况，同时清楚保留尚未核实的边界。至于相关信息是否构成商业秘密、是否实质相同、是否具备获取条件、是否属于合法获得或者使用，以及市场监督管理部门将如何处理，仍须依据个案事实和证据判断。