AI 项目终止或更换供应商时：五方怎样把退出对象和责任人核对到同一张表

江苏鑫律联律师事务所建议，在合作届满、试点关停、客户提出删除请求或旧供应商被替换时，不要先把事项写成“项目结束”或“数据已删”。更有意义的起点，是把采购、IT、信息安全、法务与供应商在同一核对日期各自能够确认的范围，收进同一份退出对象表。

这张表不是处置完成证明，也不替代合同、技术或法律判断。它应当让团队看见：每一项对象位于哪个系统或账号、当前由谁控制和谁仍可访问、拟停止处理、返还、删除还是留存，为什么拟留存或哪些问题尚待核实，已有材料覆盖到哪里，以及下一位补件或说明的人是谁。没有取得材料的项目，应记为“未取得”或“未覆盖”，而不是写成不存在或已经处理完毕。

先固定共同的对象和范围

退出节点不只有一类资料。原始输入及附件、模型输出和回写、提示词与调用记录、知识库源文件及索引或向量、缓存和临时文件、监控与审计日志、备份和灾备副本、训练或评测相关资料，以及组织空间、账号、API key、连接器和权限，可能分别处于不同系统、区域或主体的控制范围内。

因此，表中不宜只写“业务数据”或“供应商账号”。每一项至少要能对应资料类型或对象、来源、系统／区域／账号、控制者、已知主副本和副本、当前访问状态、拟议动作、材料位置、责任人及未覆盖范围。对象无法导出、控制者不明或未能确认是否存在时，也应保留其待核状态。

停止处理、返还、删除、日志留存和证明应分别登记。停止处理关注未来入口或活动，例如账号、接口、自动任务、资料源连接、导入、训练或改进设置和权限是否已被关闭或撤销；它不能由此说明既有输入、输出、索引、缓存、备份或下游副本已经返还或删除。返还关注列明对象是否以可用格式交付给指定接收主体；一次导出、迁移或签收，也不能代替旧方和下游副本的核对。

删除应按对象、系统或区域、账号、主副本及备份、缓存、索引和派生资料分别说明可核对的范围、时点、例外和验证材料。日志留存同样需要独立列出字段、目的、位置、访问权限、期限、销毁触发以及与其他资料的关系，不能因为业务资料拟删除就当然把日志视为必须删除，也不能因存在日志就把其视为可以继续用于产品分析、训练或其他再利用。

五方分别交出什么材料

采购的重点是交易和服务范围。应将签约服务主体、订单、主合同、数据处理或安全附件、支持和删除政策、适用产品、账号或区域、版本变更及供应商联系人，与供应商应提交的材料对应起来。采购文件能够说明约定或服务范围，但不能单独证明当日账户配置、访问状态或所有副本的实际情况。

IT 的重点是实际入口和环境。组织空间、项目、用户和服务账号、API key 标识、连接器、自动任务、接口、区域、导入导出能力，以及当前访问或停用状态，都应与对象表挂接。敏感凭据本身不应写入普通表格；记录其标识和保管位置即可。IT 所掌握的账号禁用、接口停调或连接断开记录，只说明其明确覆盖的入口和时点。

信息安全的重点是范围线索和可复核记录。访问、调用、导出、审计和处置记录的可得范围，可以帮助定位输入、输出、知识库源文件与索引／向量、缓存、日志、备份和恢复介质的已知位置与副本线索。对于因安全、审计、争议或结算而拟留存的对象，应另列其理由、最小范围、访问边界和待核依据，并与继续业务使用、训练或分析分开，避免将不同目的混为一项“保留”。

法务的重点是把每项拟议动作挂回适用文件。终止、返还、删除、备份、日志、协助、责任和例外条款，需要与其版本、适用主体、产品、账号、区域和待核事项一并标明。涉及个人信息时，只有在实际处理关系及对应对象已经核实的范围内，才进一步核对终止后的返还或删除安排；这不能被扩大为全部资料或全部 AI 项目的同一结论。

供应商则应说明其控制范围内的账户、系统、对象、主副本和已知备份或下游处理情况，并对每一项可说明的返还、删除、留存或证明材料列出联系人和覆盖边界。供应商的工单、书面回复或删除证明，不能替代其未列明的系统、对象、历史版本、恢复介质或下游范围。

用责任接口留住未闭合项

供应商替换尤其需要把旧链和新链分开。新服务已经上线，只能说明新链某些安排开始运行；旧方是否仍有账户、接口、资料对象、权限、下游或备份，仍须在旧链中分别核对。将两个服务安排并列，能避免把迁移完成或客户收到资料写成旧方自然退出。

证明材料也应按动作、对象和覆盖范围挂接。账号禁用记录可说明特定账号在相应时点的状态；导出交接单可说明列明对象的交付；供应商回执、工单回复或控制台响应则只说明其文字或记录明确的系统、对象、范围和时间。它们不当然证明全部系统、全部下游、全部历史版本或全部备份均已无数据。

对尚不能对应合同版本、账户、对象、保留理由或证明范围的事项，表格应留下待核点和责任人，而不是用一句“已处理”压平差异。这样形成的不是对任何一方的履约、责任或合规判断，而是一条能够继续补齐材料、核对范围并避免过度承诺的组织协作路径。